Politique de données personnelles

Introduction

Dans le cadre de ses missions et de ses activités, l'AGS s'engage à ce que les traitements de données à caractère personnel qu'elle réalise soient conformes au règlement général sur la protection des données (ou « RGPD » règlement (UE) 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés (ou « LIL » n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée).

La présente politique vous donne des informations utiles et détaillées sur la protection de vos données personnelles par l'AGS, agissant en qualité de responsable de traitement.

Elle explique la manière dont vos données sont obtenues, pourquoi elles sont traitées, avec quelle autre personne ou entité elles sont susceptibles d'être partagées, les mesures mises en œuvre pour assurer leur confidentialité et leur sécurité et enfin elle précise vos droits.

Elle s'applique quel que soit le mode de collecte ou de traitement : en ligne, via un échange par mail, courrier ou oralement (lors d'un entretien ou par téléphone).

À qui s'adresse cette politique ?

Elle vous est destinée en tant que personne physique dont le traitement des données à caractère personnel est mis en œuvre par l'AGS, que vous agissiez en tant que particulier à titre privé ou dans le cadre d'une activité professionnelle.

Elle vous concerne notamment si vous êtes :

• Salarié(e) d'une entreprise en procédure collective bénéficiaire de notre garantie légale ou toute autre personne dont les données sont traitées dans ce cadre;
• Usager de ce site et utilisateur des services proposés (newsletter, Agscontact, ChatBot,...);
• Partenaire de l'AGS
• Candidat à un emploi ou à un stage;
• Visiteur dans nos locaux
• Prestataire de service

La présente politique ne s'applique pas aux sites internet des tiers proposés sur ce site.

Qu'est-ce qu'une donnée à caractère personnel ?

La notion de données à caractère personnel désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est « identifiable » dès lors qu'elle peut être identifiée, directement ou indirectement, en particulier par référence à un numéro d'identification ou encore un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

À titre d'exemple, des informations sur votre état civil (nom, prénom, date de naissance, …), ou votre situation professionnelle, vos coordonnées de contact (téléphone, adresse mail, …) constituent des données personnelles.

Qui est le responsable de traitement ?

L'AGS collecte et traite vos données personnelles pour assurer ses missions et ses différentes activités. Elle détermine les objectifs (finalités) des traitements qu'elle met en œuvre et les moyens utilisés pour y parvenir. A ce titre, elle intervient en qualité de responsable de traitement.

Elle est située 37 rue du Rocher à Paris (75008).

L'AGS a désigné un Délégué à la protection des données (DPO) qui est le point de contact pour toute question ou demande en lien avec le traitement de vos données.

Vous trouverez ses coordonnées ci-dessous dans la rubrique « Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ? ».

Quelles données collectons-nous ?

Les données personnelles que nous collectons sont strictement nécessaires à l'accomplissement de nos missions et à nos activités.

Nous sommes amenés à collecter vos données dans plusieurs hypothèses et notamment :

L'utilisation de notre site internet :

Vous pouvez nous transmettre des données personnelles collectées auprès de vous ou lors de l'usage que vous faites de nos services : des données d'identification, techniques (de connexion, l'adresse IP, pages visitées) ou relatives au ChatBot (commentaires, questions ou informations communiquées, …)

Certaines d'entre-elles sont collectées via les cookies présents sur notre site. Pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons ces cookies, vous pouvez consulter à tout moment notre Politique de Cookies.

Lors de la collecte de vos Données Personnelles, vous pouvez être informés du fait que certaines d'entre elles doivent être impérativement renseignées. A défaut de communiquer ces informations obligatoires, l'exécution de la demande pourra s'avérer impossible.

La gestion des dossiers de procédure collective

Différentes catégories de données personnelles peuvent être collectées pour les besoins de la gestion des dossiers dont l'AGS est saisie :

• Données relatives à votre état civil et à votre identité (nom, prénom, date de naissance, adresse postale, …);
• Votre numéro d'identification national unique ou NIR (n° de sécurité sociale)
• Vos données professionnelles (éléments liés à votre contrat de travail, mandat social, parcours professionnel, …)
• Données relatives à votre vie personnelle (situation familiale, statut du conjoint, enfants à charge, …)
• Informations d'ordre économique et financier (créances salariales impayées, nature et montant des éléments de salaire, situation financière, situation fiscale, …)
• Données révèlant l'appartenance syndicale (statut de représentant du personnel ou fonctions syndicales exercées)
• Données concernant la santé (état de grossesse ou congé maternité, statut d'accidenté du travail ou de maladie professionnelle)
• Données relatives à des condamnations pénales ou des infractions (faits et incriminations, condamnations et mesures de sûreté)

La gestion des recrutements

Dans le cadre des démarches de recrutement ou lors du dépôt de votre candidature, nous pouvons notamment être amenés à collecter des données relatives à votre :

• état civil et identité (nom, prénom, date de naissance, adresse postale, …)
• situation et expérience professionnelles (étudiant, demandeur d'emploi, lieu de travail, emploi occupé, diplômes et certifications, formations réalisées, etc …)

La vie de l'entreprise :

Lorsque vous êtes visiteur de l'un de nos sites physiques ou que vous intervenez dans nos locaux dans le cadre d'une prestation de service pour des impératifs de sécurité, nous pouvons notamment être amenés à collecter des :

• Données relatives à votre état civil et votre identité (nom, prénom)
• Données professionnelles (coordonnées téléphoniques et adresse mail, …)

Les relations partenariales et les actions de communication

Dans le cadre des activités de communication, nous pouvons notamment être amenés à collecter des :

• Données relatives à votre état civil et votre identité (nom, prénom)
• Vos données professionnelles (statut, fonction, coordonnées téléphoniques et adresse mail, …)

Quelles sont les sources des données traitées ?

Les données que nous traitons peuvent être communiquées directement par vos soins dans le cadre de nos échanges, notamment lorsque vous utilisez les formulaires du site internet ou si vous nous contactez par mail ou par téléphone.

Elles nous sont également transmises par des tiers dûment habilités, en particulier par les études de mandataires ou d'administrateurs juridiciaires en charge des procédures collectives et par d'autres organismes dans le cadre de la prévention et de la lutte contre la fraude.

Les données peuvent aussi être collectées indirectement auprès de sources externes comme les sites internet, les réseaux sociaux (pour celles rendues publiques), les bases de données publiquement accessibles dans le respect des textes applicables.

Pour quelles raisons vos données personnelles sont-elles collectées et sur quelles bases légales ?

Les traitements que nous mettons en œuvre, répondent à des objectifs précis, clairs et limités (finalités déterminées, explicites et légitimes).

Dans le cadre de nos activités, nous utilisons vos données pour les atteindre, en application de différents fondements juridiques (bases légales de traitement) :

Répondre à nos obligations légales et réglementaires :

1. Gestion des affaires en procédure collective : notre intervention en garantie s'inscrit dans un dispositif légal et réglementaire précis ; nous collectons et traitons vos données pour respecter nos différentes obligations.
2. Gestion de la sécurité des biens et des personnes
3. Défense et exercice des droits de l'AGS en justice

Répondre à nos intérêts légitimes et traiter vos données pour des nécessités liées à nos différentes activités :

1. Gestion des dossiers en partenariat avec les organes de la procédure collective (tribunaux, greffes TC, mandataires et administrateurs)
2. Prévention, détection et lutte contre la fraude
3. Défense en justice et exercice de nos droits
4. Sécurité de nos locaux et de leur accès
5. Etudes statistiques
6. Activités liées à la communication et aux relations partenariales
7. Site internet
8. Activités liées à la qualité, enquêtes de satisfaction à destination de différents publics (bénéficiaires de la garantie AGS, partenaires, …)

Assurer la gestion des contrats et mesures précontractuelles

(relations avec nos prestataires et sous-traitants ; candidats à un emploi)

Recueillir et gérer votre consentement

(newsletters, outils de partage sur les réseaux …)

L'ensemble de ces traitements sont mis en œuvre en prenant en compte vos intérêts et vos droits. Ils s'accompagnent de mesures et de garanties permettant d'assurer l'équilibre entre ceux-ci et la poursuite de nos intérêts légitimes.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

Vous disposez de droits concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles en application des articles 14 à 22 du RGPD, à savoir :

• Le droit d'accèder à vos données personnelles : savoir si des données personnelles vous concernant sont traitées ou non et en demander une copie ;
• Le droit de les faire rectifier : obtenir la modification de celles qui seraient inexactes ou incomplètes ;
• Le droit à l'effacement de vos données à moins que nous ayons des raisons légales ou légitimes de les conserver ; cette demande est incompatible avec le traitement de votre dossier et la mise en œuvre de la garantie ;
• Le droit à la limitation du traitement de vos données ;
• Le droit de retirer à tout moment votre consentement lorsque le traitement effectué repose sur ce fondement ;
• Le droit de vous opposer au traitement lorsque celui-ci est fondé sur l'intérêt légitime; cette demande est incompatible avec le traitement de votre dossier et la mise en œuvre de la garantie ;

Vous pouvez directement exercer l'un de vos droits en écrivant à l'adresse suivante :

• par voie électronique : depuis le formulaire de demande d'exercice de vos droits présent sur notre site internet demande d'information ou d'exercice de vos droits ;
• par voie postale : AGS - Délégué à la protection des données
  37 rue du Rocher 75008 Paris

Nous vous adressons une réponse dans un délai d'un (1) mois maximum après l'exercice du droit. Dans certains cas, en raison de la complexité de la demande ou du nombre de demandes présentées, ce délai peut être prolongé de 2 mois.

En cas d'absence de réponse ou de réponse non satisfaisante, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), l'autorité de protection des données :

• sur son site https://www.cnil.fr/fr/plaintes
• par courrier : 3 Place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS CEDEX 07

Pour toute autre information ou demande sur le traitements de vos données personnelles, vous pouvez contacter la Déléguée à la protection des données (DPO)  depuis le le formulaire dédié aux données personnelles ou courrier (AGS 37 rue du Rocher 75008 Paris).

Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

Vos données personnelles peuvent être communiquées à des tiers pour les besoins des traitements que nous mettons en œuvre, notamment aux destinataires suivants :

• Les professionnels désignés dans le cadre des procédures collectives : mandataires et administrateurs judiciaires ;
• Les juridictions civiles et pénales, les auxiliaires de justice (Conseils de Prud'hommes, Cours d'appel, tribunaux de commerce, …), notamment lorsque nous exerçons nos droits en justice ;
• Les autorités judiciaires ou administratives qui ont qualité pour en connaître dans le respect de la réglementation applicable («tiers autorisés ») ;
• Les avocats assurant la défense des intérêts de l'AGS et les huissiers;
• Nos partenaires dûment habilités dans le cadre de la prévention et la lutte contre la fraude dans le cadre de la coopération existant entre les différents organismes engagés dans cette démarche organismes de protection sociale, administration fiscale, …. ;
• Les prestataires et sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte ;
• Les différents services au sein de notre organisme pour les besoins de leurs activités ; les données personnelles ayant un caractère confidentiel, leur accès est limité aux collaborateurs de l'AGS dans le cadre de l'exécution de leur mission, aux mandataires et administrateurs judiciaires et à tout tiers autorisé ;

Combien de temps mes données sont-elles conservées ?

Vos données personnelles sont conservées pendant toute la durée nécessaire à la réalisation des traitements, c'est-à-dire l'accomplissement des finalités (objectifs) pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

Elles peuvent être ensuite conservées et archivées pour une durée plus longue, notamment pour nous conformer à la réglementations applicable, faire valoir nos droits et défendre nos intérêts en justice (gestion des contentieux) ou encore satisfaire la demande des autorités judiciaires ou administratives dûment habilitées.

Concernant plus spécifiquement :

• le site internet : durée d'activation du site + 12 mois ou 12 mois glissants ;
• la gestion des affaires en procédure collective : application de la durée légale de prescription à compter de la clôture de la procédure (10 ans) ; épuisement définitif des voies de recours ou d'exécution de la décision ;
• les actions de communication : 2 ans après le dernier envoi

Lorsque des données à caractère personnel sont collectées pour plusieurs finalités, elles sont conservées jusqu'à épuisement du délai de conservation ou d'archivage le plus long.

Que deviennent vos données en cas de décès ?

Vous pouvez formuler des directives relatives à la conservation, l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après décès, conformément à l'article 40-1 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978.

Ces directives anticipées peuvent être générales ou particulières et formulées depuis le le formulaire dédié aux données personnelles.

Vos données sont-elles transférées hors de l'Union Européenne?

Nous ne transférons pas de données personnelles en dehors de l'Union Européenne, à l'exception du cas des faillites transnationales.

Dans cette hypothèse, nous pouvons être amenés à communiquer des informations au tribunal désigné ou à l'autorité compétente du pays concerné en charge de la procédure collective pour assurer le règlement de vos créances salariales dans un cadre sécurisé.

Seules les parties intéressées à la procédure pourront y avoir accès (juge, mandataire, judiciaire, avocat).

Comment la sécurité de vos données est-elle assurée ?

Nous mettons en œuvre des moyens techniques et organisationnels afin de protéger vos données, notamment des mesures de sécurité physique et logique appropriées (mécanismes d'authentification, limitation des accès, chiffrement, anonymisation, …) pour garantir la confidentialité et l'intégrité de vos données et éviter tout accès non autorisé ou fuite de données.